MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA ASOCIACIÓN NACIONAL DE MÚSICA SINFÓNICA

La Asociación Nacional de Música Sinfónica emite este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos. La Asociación Nacional de Música Sinfónica, manifiesta su interés en garantizar los derechos a la privacidad, intimidad y buen nombre, los cuales guardan estrecha relación con la dignidad humana, uno de los pilares fundamentales de nuestro ordenamiento jurídico.

1. Alcance

Este Manual se expide en estricto cumplimiento de la obligación contenida en el literal K del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. En caso de cualquier contradicción entre lo contenido en este manual y lo establecido en la Ley, prevalecerá obviamente ésta última y tal como lo establece el artículo 25 de la misma Ley, la Asociación Nacional de Música Sinfónica ha dispuesto en este documento los lineamientos y prácticas más adecuadas para que en ningún caso lo aquí previsto sea inferior a los deberes contenidos en la Ley.

Esta Política de tratamiento de la información se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la Asociación Nacional de Música Sinfónica, considerada como responsable del tratamiento de los datos personales de clientes, empleados, proveedores y personas naturales relacionadas con la entidad. Esta política también será aplicable a los proveedores, clientes, contratistas y subcontratistas que se vinculen a las actividades de la Asociación Nacional de Música Sinfónica sea que se ejecuten de manera directa o en ejecución de los convenios de asociación que suscriba.

2. Objetivo

Proporcionar seguridad a toda clase de información de las personas naturales que de una u otra forma se han vinculado o relacionado con la Asociación Nacional de Música Sinfónica y con la Orquesta Sinfónica Nacional de Colombia, tal cual lo ordena la Ley.

3. Legislación aplicable

Esta política de protección de datos personales, el aviso de privacidad, y el anexo de formato de autorización que hace parte de la misma, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los datos personales a los que se refieren el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009, el Decreto 2952 de 2010 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

Identificación del Responsable del tratamiento de datos personales

Nombre entidad	Asociación Nacional de Música Sinfónica, entidad sin ánimo de lucro, inscrita en la cámara de comercio el 30 de julio de 2003 bajo el número 63297 del libro I. Representante legal: Claudia Franco Vélez.
NIT	830,124,865-8
Domicilio	Calle 10 No. 5 – 22 centro, Bogotá D.C.
Teléfono	3344581
Correo electrónico	tratamientodedatos@sinfonica.com.co
Página web	www.sinfonica.com.co

Identificación de los Encargados del tratamiento de datos personales

La ANMS en desarrollo de su gestión y para el cumplimiento estricto de los acuerdos contractuales que suscribe, podrá entregar algunas bases de datos de información propia o que le sea entregada. Siempre que la ANMS deba entregar esta información incluirá dentro de los acuerdos contractuales correspondientes esta política de tratamiento de datos personales con el fin de que la información entregada sea utilizada únicamente en el marco de dichas relaciones jurídicas.

Lo anterior, en el entendido de que dentro del concepto de Encargado del tratamiento de las bases de datos se consideran aquellas personas naturales y jurídicas que no pertenecen a la organización y a las que se les entrega información que tiene la entidad.

Definiciones

▪ Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

▪ Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

▪ Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

▪ Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta. (heredero)

▪ Clientes: aquellas personas naturales que acuden a los eventos artísticos en los cuales participa la Orquesta Sinfónica Nacional de Colombia como organización artística representada por la Asociación Nacional de Música Sinfónica.

▪ Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables con las que nuestra entidad está relacionada. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, etc.

▪ Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,

los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

▪ Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de

oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

▪ Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

▪ Proveedor: persona natural con los cuales la Asociación Nacional de Música Sinfónica tiene una relación comercial.

▪ Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos, sus finalidades y la forma cómo se hará uso de ella.

▪ Reclamo: solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

▪ Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. ▪ Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios

✔ Legalidad: el tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios). ✔ Finalidad: los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

✔ Libertad: la recolección de los datos personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

✔ Veracidad o Calidad: la información sujeta al tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

✔ Transparencia: en el tratamiento de datos personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

✔ Acceso y circulación restringida: el tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

✔ Seguridad: los datos personales sujetos a tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

✔ Confidencialidad: todos los funcionarios que trabajen en la Asociación Nacional de Música Sinfónica están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en esta entidad.

Tratamiento y finalidades a las cuales serán sometidos los datos personales

La Asociación Nacional de Música Sinfónica, actuando en calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores, clientes, proveedores, para los siguientes propósitos o finalidades:

8.1. Finalidades generales para el tratamiento de datos personales

∙ Controlar el acceso a las oficinas de la Asociación Nacional de Música Sinfónica y establecer medidas de seguridad;

∙ Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los datos personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales;

∙ Para contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores, clientes, proveedores, para las finalidades antes mencionadas.

∙ Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

∙ Registrar sus datos personales en los sistemas de información de la Asociación Nacional de Música Sinfónica y en sus bases de datos para la difusión, mercadeo, publicidad y comercialización de las actividades culturales que promueve, así como también para realizar las gestiones propias de su organización;

∙ Utilizar la información necesaria para realizar contratos verbales o escritos, convenios o cualquier otro tipo de acuerdo para el cumplimiento de su objeto social;

∙ Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la Asociación Nacional de Música Sinfónica

∙ Y las propias de cada tipo de base de datos

8.2. Respecto a los datos personales de los clientes de la Orquesta Sinfónica Nacional de Colombia:

∙ Enviar información sobre los eventos, programas y actividades que ofrece la Orquesta Sinfónica Nacional de Colombia con el fin de realizar actividades de difusión, mercadeo, publicidad, comercialización y cualquier otra tendiente a que nuestros clientes conozcan y asistan a los eventos artísticos que programa la Orquesta Sinfónica Nacional de Colombia, directamente o a través de terceros autorizados para el efecto.

∙ Realizar encuestas relacionadas con los servicios de la Orquesta Sinfónica Nacional de Colombia

∙ Para hacer el ingreso de sus datos a los sistemas de información y/o softwares y/o bases de datos o cualquier otro medio del que disponga la Asociación Nacional de Música Sinfónica para almacenar y gestionar los trámites legales y contractuales que se requieran; Y las demás necesarias para el cumplimiento de la gestión encomendada a la Asociación Nacional de Música Sinfónica.

8.3. Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

∙ Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de la entidad, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud y seguridad en el trabajo, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;

∙ Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;

∙ Dar las instrucciones necesarias para el adecuado cumplimiento de las actividades artísticas;

∙ Las demás necesarias para el manejo de la relación contractual existente entre la Asociación y sus empleados.

8.4. Respecto a los datos de proveedores:

∙ Para celebrar los contratos, convenios y cualquier otro acuerdo de voluntad que permita el cumplimiento del objeto social de la entidad

∙ Para el cumplimiento adecuado y oportuno de todos los compromisos adquiridos en virtud de la vinculación con la Asociación Nacional de Música Sinfónica

∙ Para requerir el cumplimiento de las obligaciones contractuales, para procesar los pagos, para enviar documentos, para enviar notificaciones, para solicitar información y cualquier otra actividad necesaria en el marco de los acuerdos existentes con dicho proveedor.

∙ Y las demás necesarias para el cumplimiento de la gestión encomendada a la Asociación Nacional de Música Sinfónica.

Derechos de los Titulares de los datos personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de tratamiento por parte de la Asociación Nacional de Música Sinfónica, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

9.1. Conocer los datos personales sobre los cuales la Asociación Nacional de Música Sinfónica está realizando el tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

9.2. Ser informado por la Asociación Nacional de Música Sinfónica previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus datos personales.

9.3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante la Orquesta Sinfónica Nacional de Colombia

9.4 Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Asociación Nacional de Música Sinfónica para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.1

9.5. Solicitar a la Asociación Nacional de Música Sinfónica la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la Asociación Nacional de Música Sinfónica en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

9.6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

✔ Por el Titular;

✔ Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;

✔ Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;

✔ Por estipulación a favor de otro o para otro.

Deberes de la Asociación Nacional de Música Sinfónica como Responsable del tratamiento de datos personales

10.1. Asociación Nacional de Música Sinfónica tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, la Asociación Nacional de Música Sinfónica hará uso de los datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.

10.2. Asociación Nacional de Música Sinfónica atenderá los deberes previstos para los Responsables del tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan dicho tema.

Área responsable de la implementación y observancia de esta política

La Gerencia tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de la Asociación Nacional de Música Sinfónica, están obligados a reportar estas bases de datos a la Gerencia y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de datos personales.

La Subgerencia Administrativo y de Proyectos ha sido designada por la Asociación Nacional de Música Sinfónica como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. La misma se encuentra ubicada en el domicilio: Calle 10 No. 5-22 Centro de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, y puede ser

contactada a través del correo electrónico: tratamientodedatos@sinfonica.com.co teléfono: 3344581

Autorización

12.1. Medios

La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica, para concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

IMPORTANTE: En ningún caso la Asociación Nacional de Música Sinfónica asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

12.2. Prueba

La Asociación Nacional de Música Sinfónica, conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia la entidad podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

12.3. Manifestación

La autorización a Asociación Nacional de Música Sinfónica para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:

El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la entidad
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

12.4. Excepción a la autorización

Así, la Asociación Nacional de Música Sinfónica requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

12.5. Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la Asociación Nacional de Música Sinfónica, para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La entidad establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Aviso de privacidad

Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del Titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de la Asociación Nacional de Música Sinfónica y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento. b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c. Los derechos del titular
Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles
El Tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la Asociación Nacional de Música Sinfónica

informará al Titular:

⮚ Por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. ⮚ Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.

Adicionalmente, la Asociación Nacional de Música Sinfónica tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, la Asociación Nacional de Música Sinfónica dará las instrucciones administrativas de obligatorio cumplimiento para sus empleados y cuando sea del caso informará del tratamiento de esta información a sus proveedores y aliados comerciales.

La Asociación Nacional de Música Sinfónica, podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

14.2. Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el Artículo 12 del Decreto 1377

14. Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales. 14.1. Tratamiento de datos personales de naturaleza sensible